Jedno místo pro průběžné předávání
Základem může být jednoduchá cloudová složka určená pouze pro účetní doklady. Klient do ní průběžně ukládá faktury a další podklady v PDF. Dokumenty nemusí na konci měsíce hledat v několika e-mailových schránkách, tisknout ani vozit do kanceláře. Účetní má k podkladům přístup podle dohodnutého režimu a může včas upozornit na chybějící dokument.
Složky je vhodné členit jednoduše a konzistentně. Příliš složitá struktura vede k tomu, že každý ukládá dokumenty jinam. Pravidla mají odpovídat tomu, kdo doklady ve firmě vytváří, schvaluje a předává.
PDF, třídění a vytěžení
Doklad se po převzetí nejprve zařadí do správné agendy. Následně lze pomocí vytěžování načíst dodavatele, datum, částky, variabilní symbol a další údaje. Vytěžení omezuje ruční přepis, neznamená ale automatické zaúčtování bez odborné kontroly. Účetní ověřuje správnost údajů, souvislost s činností firmy, režim DPH a účtování.
Kvalitu ovlivňuje čitelnost dokumentu. Nejlépe funguje původní elektronické PDF. Rozmazaná fotografie, neúplný doklad nebo několik dokumentů v jednom souboru vyžaduje více ruční práce. Dobrá pravidla předávání proto šetří čas na obou stranách.
Dokumenty zůstávají dostupné
Cloudové předávání usnadňuje dohledání starší faktury nebo přílohy. Klient nemusí čekat na vrácení šanonu a může pracovat se svou složkou průběžně. Přístupová oprávnění je potřeba nastavit tak, aby dokumenty viděli jen lidé, kteří je potřebují.
Digitalizace snižuje množství tisku a fyzických cest, ale papírové doklady tím nejsou zakázané. Pokud firma zatím pracuje s papírem, lze oba způsoby kombinovat a přechod rozdělit do kroků.
Převodové můstky a provozní systémy
U většího objemu dat je vhodné prověřit, zda lze údaje převést z fakturačního systému, e-shopu, skladu nebo banky. Převodový můstek může omezit dvojí zadávání, vždy ale potřebuje pravidla a kontrolu. Cílem není automatizovat výjimky za každou cenu, ale bezpečně zrychlit opakující se část práce.
PREMIER a supervize
Účetní systém PREMIER lze podle situace nasadit přímo ve firmě. Klient může vystavovat faktury nebo evidovat doklady a OSNOVA následně kontroluje správnost, provádí opravy, doúčtování a navazující agendu. Přístup může probíhat přes zabezpečené serverové prostředí.
Vhodné řešení závisí na objemu dokumentů, současných systémech a odpovědnostech ve firmě. Zjistit možnosti digitalizace.
