Kdy začít změnu řešit
Změnu účetní kanceláře je vhodné začít připravovat s dostatečným předstihem. Nemusí čekat na konec kalendářního roku, vždy je ale potřeba zohlednit rozpracované období, podaná přiznání, mzdy a plánované termíny. Nová kancelář by měla nejprve poznat rozsah agendy a dohodnout konkrétní datum, od kterého převezme odpovědnost za pravidelné zpracování.
Při první konzultaci pomůže stručně popsat právní formu, obor, plátcovství DPH, přibližný počet dokladů, zaměstnance, majetek a případný zahraniční obchod. Důležitý je také účetní software a způsob, jakým se dnes doklady předávají.
Seznam podkladů a účetních dat
Předání obvykle zahrnuje účetní data nebo exporty, účetní deník, hlavní knihu, obratovou předvahu, saldokonto, evidenci majetku, pokladnu, bankovní účty a přehled otevřených položek. U daňové evidence je potřeba návaznost příjmů, výdajů, pohledávek, závazků a majetku.
Součástí kontroly jsou také smlouvy, úvěry, leasingy, interní směrnice a další dokumenty, které vysvětlují význam účetních zápisů. Nestačí převzít jen složku faktur. Nová kancelář potřebuje rozumět počátečním stavům a vědět, z jakých podkladů vznikly.
DPH, přiznání a otevřené povinnosti
Je potřeba předat podaná daňová přiznání, kontrolní a souhrnná hlášení, potvrzení o jejich odeslání a případnou komunikaci s finančním úřadem. Kontrolují se období, která již byla zpracována, a dokumenty, jež ještě čekají na zaúčtování. Stejně důležité jsou neuhrazené pohledávky a závazky, zálohy a doklady na přelomu období.
Pokud původní kancelář zastupovala firmu na základě plné moci, je nutné domluvit její ukončení nebo změnu a nastavit nové oprávnění. Tím se předejde situaci, kdy důležitá zpráva dorazí nesprávnému zástupci.
Mzdy a zaměstnanci
U mzdové agendy se předávají pracovní smlouvy a dohody, osobní a mzdové údaje, přihlášky, odhlášky, evidenční listy, podklady k dovoleným, nemocenským a srážkám. Přechod musí respektovat výplatní termín a lhůty pro podání na ČSSZ, zdravotní pojišťovny a finanční úřad.
Kontrola po převzetí
Po importu dat následuje kontrola počátečních stavů, saldokonta, bank, pokladny, majetku a vazby na poslední podaná přiznání. Zjištěné rozdíly je vhodné popsat a dohodnout způsob opravy. Teprve potom lze nastavit pravidelný režim předávání dokladů, termíny a odpovědnosti.
Dobře připravené převzetí stojí na spolupráci klienta, původní kanceláře a nového zpracovatele. OSNOVA připraví seznam potřebných podkladů, zkontroluje návaznosti a navrhne postup podle konkrétní firmy. Nezávazně probrat převzetí účetnictví.
