Pravidelný výpočet mezd
Každý měsíc se zpracovávají podklady o odpracované době, nepřítomnostech, dovolených, odměnách, srážkách a dalších změnách. Výsledkem jsou výplatní podklady, přehled nákladů a částky určené k úhradě zaměstnancům, institucím a finančnímu úřadu.
Rozsah závisí na pracovních vztazích. Vedle pracovního poměru může firma využívat DPP, DPČ nebo odměny jednatelů. U zahraničních zaměstnanců a specifických situací je potřeba vždy posoudit konkrétní okolnosti.
Nástupy, změny a ukončení
Při nástupu zaměstnance se připravuje pracovní smlouva nebo dohoda a zajišťují přihlášky na ČSSZ a zdravotní pojišťovnu. Během pracovního vztahu se evidují změny osobních a mzdových údajů, dodatky, překážky v práci a další skutečnosti.
Při ukončení se řeší odhlášky, zápočtový list, potvrzení o zdanitelných příjmech a související dokumenty. Správné datum a úplnost podkladů jsou důležité pro zaměstnance i zaměstnavatele.
Odvody a povinná hlášení
Mzdová agenda zahrnuje přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovny, odvody pojistného a záloh na daň, případně srážkovou daň. Zaměstnavatel potřebuje včasné podklady k platbám a jistotu, že podání navazuje na zpracované mzdy.
Součástí jsou evidenční listy důchodového pojištění, podklady pro nemocenské a sociální dávky a další dokumenty podle situace zaměstnance.
Roční povinnosti
Po skončení roku může následovat roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění u zaměstnanců, kteří splní podmínky a včas dodají potřebné doklady. Zpracovává se také vyúčtování daně ze závislé činnosti a srážkové daně a vystavují se potvrzení o příjmech.
Dokumentace a mlčenlivost
Mzdové podklady obsahují osobní a finanční údaje. Předávání proto musí být bezpečné a přístup mají mít pouze oprávněné osoby. Účetní kancelář je při práci zavázána mlčenlivostí a nastavuje pravidelný způsob předávání podkladů a výstupů.
Kontroly a zastupování
Podle dohody lze zaměstnavatele zastupovat při komunikaci a kontrolách ze strany ČSSZ, zdravotních pojišťoven nebo finančního úřadu. Důležitá je dostupná dokumentace a návaznost podaných přehledů na mzdové listy.
Outsourcing celé agendy
Firma může předat mzdovou a personální agendu kompletně, nebo rozdělit odpovědnosti mezi svůj tým a účetní kancelář. Na začátku se stanoví termíny podkladů, způsob schvalování změn, předávání výstupů a kontaktní osoby. Poptat zpracování mezd.
